Software de nómina para empresas en Colombia 2026
Nómina Tools calcula la nómina mensual de una empresa colombiana con la normativa de 2026: devengos, deducciones, aportes patronales, provisiones y liquidaciones finales. Además cruza lo calculado contra el archivo PILA para encontrar diferencias antes de que lo haga la UGPP.
La nómina se arma con hojas de cálculo y cada mes alguien revisa a mano
Entre las novedades de incapacidades y horas extras, la retención en la fuente, las prestaciones sociales y los cambios de norma, un error de digitación pasa fácil. Lo notas cuando el empleado reclama o cuando la UGPP encuentra una diferencia entre lo que pagaste y lo que reportaste en la PILA. Además, la reforma laboral de 2025 cambia la jornada en julio de 2026, y recalcular todo manualmente consume el tiempo del área contable.
Automatizamos el cálculo de la nómina y la revisión de la PILA
Novedades que alimentan el cálculo
Registras o importas desde Excel incapacidades EPS y ARL, horas extras, recargos, ausencias y vacaciones. El cálculo de cada empleado las toma del período.
Corte mensual con desprendible por empleado
El corte calcula devengos, deducciones, retención en la fuente, aportes patronales y provisiones, y deja un desprendible individual. Se puede aprobar o reversar.
Parámetros normativos con fecha de vigencia
SMMLV, UVT, jornada y recargos se guardan con vigencia, no escritos a mano en el código. El prorrateo de la jornada entre 44 y 42 horas en julio de 2026 está contemplado.
Conciliación contra la PILA
Importas el archivo PILA y el sistema lo cruza con el cálculo: cada diferencia queda clasificada como OK, alerta o error, con el motivo.
Salidas listas para contabilidad y banco
Exporta comprobantes para Contai y el archivo de dispersión de Bancolombia PAB, y genera certificados laborales en PDF.
Desprendible con devengos, deducciones, aportes y provisiones
El desprendible individual explica de dónde sale el neto. Arriba están el IBC, la retención en la fuente y el neto a pagar; abajo, cuatro tablas: devengos (salario proporcional, auxilio de transporte e incapacidades), deducciones (salud y pensión del empleado, 4 % cada una), aportes patronales (pensión 12 %, caja de compensación 4 % y ARL clase I) y las provisiones del mes para prima, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones. Las incapacidades se calculan con los porcentajes que corresponden a EPS y ARL y con el tope del salario mínimo, y los aportes aplican la exoneración de la Ley 1607 cuando corresponde.
- IBC, retención en la fuente (procedimiento 1) y neto a pagar
- Salud y pensión del empleado, pensión, caja y ARL del empleador
- Provisiones mensuales de prima, cesantías, intereses y vacaciones
- Incapacidades EPS y ARL incluidas en los devengos
Conciliación PILA: las diferencias aparecen antes que la UGPP
Nómina Tools no genera la PILA: eso lo sigue haciendo tu operador. Lo que hace es importar el archivo PILA y compararlo con lo calculado, empleado por empleado y campo por campo. En la captura de ejemplo hay 20 empleados en la nómina y 19 en la PILA, 15 coincidencias, una alerta y seis errores. Entre las diferencias aparecen una subcotización del IBC, aportes a pensión y ARL que no cuadran, y empleados que están en un lado y no en el otro. Cada diferencia trae su severidad y su motivo, y el tablero te recuerda revisar antes de reportar a la UGPP.
- Importación del archivo PILA en Excel
- Cruce por empleado de IBC, pensión, ARL y presencia
- Clasificación en OK, alerta y error con el motivo
- No genera la PILA: la concilia y señala qué corregir
Liquidación final al terminar un contrato
Cuando un empleado se retira, la liquidación calcula lo que se le debe: salario pendiente, vacaciones no disfrutadas, y prima, cesantías e intereses proporcionales, menos las deducciones de salud y pensión. La captura muestra un borrador por renuncia voluntaria con total a pagar de $5.442.022, que queda a la espera de aprobación. El mismo motor que calcula el corte mensual calcula la liquidación, de modo que las cifras salen de las mismas reglas y los mismos parámetros vigentes.
- Salario pendiente y vacaciones no disfrutadas
- Prima, cesantías e intereses proporcionales
- Borrador que se revisa y se aprueba
- Mismo motor de cálculo que el corte mensual
Funciones y módulos
Para quién: Empresas colombianas constituidas como SAS, con unos 20 a 100 empleados con contrato a término indefinido, y con un área administrativa o contable que hoy calcula la nómina en hojas de cálculo. También a contadores que quieren revisar la PILA contra el cálculo antes de reportar.
Preguntas frecuentes
¿Genera la PILA?
No. La PILA se sigue generando y pagando con tu operador. Nómina Tools importa el archivo y lo concilia con el cálculo, para que veas las diferencias y las corrijas antes de reportar.
¿Qué cosas no cubre?
No genera el certificado de ingresos y retenciones para la DIAN, no maneja salario integral, aprendices del SENA ni contratos de prestación de servicios, la dispersión bancaria es solo para Bancolombia y la retención en la fuente se calcula por el procedimiento 1. Si tu nómina depende de alguno de esos casos, conviene hablarlo antes.
¿Se conecta con mi contabilidad y con mi banco?
Exporta archivos para cargar comprobantes en Contai (comprobantes 9 y 11) y el archivo de dispersión de Bancolombia PAB. No se conecta en línea con otros sistemas contables ni con otros bancos.
¿Cómo se mantienen actualizadas las normas?
Los parámetros, como el salario mínimo, la UVT, la jornada y los recargos, se guardan con fechas de vigencia y se administran desde la pantalla de parámetros. Cuando cambia un valor se registra uno nuevo con su vigencia, y los cortes anteriores se conservan con los valores que regían.
¿Cómo cargo mis empleados y mi historial?
Los empleados se registran en el sistema, y hay importación desde Excel para las novedades y para los saldos iniciales, que sirven para arrancar a mitad de año con prestaciones acumuladas. La forma exacta de migrar tu información se define en la implementación.
¿Qué tan seguros están los datos de mis empleados?
El acceso exige usuario y clave, con roles de administrador, contador y consulta, y límite de intentos de ingreso. Las modificaciones quedan registradas en un historial de auditoría. Hoy la interfaz atiende una empresa por instalación.
¿Cuánto tarda la implementación y quién da soporte?
Depende del número de empleados, del estado de tus datos y de qué tan ordenadas estén tus novedades, por eso no damos plazos sin ver tu caso. El equipo de Global Trend Solutions acompaña la puesta en marcha y el soporte posterior.
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